Normenkader voor goed intern toezicht bij pensioenfondsen
TERUG NAAR DE VITP SITE
De Toezichtcode

Voorbeeld 1 voor een normenkader

Opvolging aanbevelingen intern toezicht

Norm: Het intern toezicht beoordeelt de opvolging die het bestuur aan eerdere bevindingen en aanbevelingen van het intern toezicht geeft.

Toelichting: Het bestuur dient een standpunt in te nemen over de bevindingen en aanbevelingen van het intern toezicht. Het intern toezicht ziet er op toe dat het bestuur dat doet en volgt de follow-up. Het is overigens het recht van het bestuur om te besluiten aan bepaalde bevindingen en aanbevelingen van het intern toezicht geen opvolging te geven.

Beleggingsbeleid

Norm: Een pensioenfonds voert een beleggingsbeleid dat in overeenstemming is met de prudent-person regel. Waarden worden belegd in het belang van de aanspraken van de pensioengerechtigden.

Toelichting: het beleggingsbeleid van een fonds is gebaseerd op de uitvoeringsovereenkomst die voortkomt uit de onderhandelingen tussen de sociale partners en de door hen vastgelegde risicohouding en ambitie van het pensioenfonds. Dit alles tezamen vormt de basis van het te formuleren beleggingsbeleid dat als resultante (of ambitie) moet hebben de haalbaarheid (verwezenlijking) van de uitvoeringsovereenkomst. De doelstellingen, uitgangspunten (inclusief beleggingsuitgangspunten ofwel ‘investment beliefs’) en risicohouding zijn input voor het strategisch beleggingsbeleid. Dit beleid wordt vastgelegd en uitgevoerd. Er wordt verantwoording afgelegd en er vindt evaluatie plaats, waarna het beleid eventueel wordt bijgesteld. Het geheel is onderdeel van de jaarlijkse beleidscyclus.

Risicomanagement

Norm: Het intern toezicht beoordeelt of de risicobeheersing adequaat is.

Toelichting: Een goede risicobeheersing is één van de belangrijke pijlers waarop goed pensioenfondsbestuur rust. Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integraal risico management (IRM) adequaat georganiseerd is. Het bestuur houdt expliciet rekening met risico’s en risicobeheersing bij het bepalen van het beleid en het nemen van besluiten. Deze risicobeheersing legt het bestuur vast. Een adequate risicobeheersing bestaat uit een systematische risico-inventarisatie over het totale risicospectrum zoals dat voor het pensioenfonds bestaat, de onderkenning van de onderscheiden (bruto-)risico's die het pensioenfonds loopt, een beoordeling of die risico's passen in de risicobereidheid van het pensioenfonds en het, indien en voor zover nodig, treffen van beheersingsmaatregelen om die bruto-risico's zodanig te reduceren of te modelleren dat ze, als netto-risico's, passen binnen de risicobereidheid van het pensioenfonds. Dit proces dient organisatorisch goed ingebed te zijn. Voor de oordeel- en besluitvorming door het bestuur zijn goede rapportages onontbeerlijk. Het proces moet periodiek worden herhaald.

Governance

Norm: Het intern toezicht vormt zich een oordeel over het functioneren van het bestuur.

Toelichting: Het intern toezicht kijkt daarbij o.a. naar:

  • de tijdigheid en de kwaliteit van de voorbereiding van bestuursvergaderingen;
  • het verloop van de bestuursvergaderingen;
  • de afweging en kwaliteit van de besluitvorming ter vergadering;
  • de follow-up van de besluitvorming;
  • of de organen van het fonds naar behoren functioneren (naast het bestuur en de commissies, het verantwoordingsorgaan en het pensioenbureau) zowel naar elkaar als onderling (respectvol en open);
  • de collegiale samenwerking tussen de bestuurders en het functioneren van de voorzitter, zowel in het bestuur zelf als in de commissies;
  • de bedrijfsvoering (beheerst en integer?);
  • de mate waarin het bestuur in staat is om te besturen (voldoende en tijdige informatie);
  • de kwaliteit van de besluitvorming ter vergadering (daarbij wordt ook uitdrukkelijk gekeken naar evenwichtige belangenafweging);
  • de naleving van de Code Pensioenfondsen.

Communicatie

Norm: Het bestuur zorgt voor een adequaat communicatiebeleid. De persoonlijke pensioeninformatie is goed toegankelijk en het pensioenbewustzijn wordt bevorderd. Verder stimuleert het communicatiebeleid de dialoog met de belanghebbenden over het gevoerde en het te voeren beleid.

Toelichting: de informatiebehoefte van de belanghebbende geldt bij het communicatiebeleid als uitgangspunt. De informatie gaat over het wel en wee van het fonds en de relevante veranderingen. De persoonlijke informatie geeft een duidelijk en realistisch beeld van het pensioen (inclusief de indexatieambitie) of het kapitaal dat bij het fonds is opgebouwd. Tevens is duidelijk wat de risico’s zijn voor de deelnemer en verder draagt de informatie bij aan het inzicht in de totale financiële situatie van de belanghebbende.

Toekomstonderzoek (evaluatie bestaansrecht PF)

Norm: Ieder Pensioenfonds dient jaarlijks een evaluatie te doen en daarbij de existentievraag te stellen: doen we zaken goed en doen we de goede zaken, met als uitgangspunt wat is het beste voor de deelnemer.

Toelichting: Het maken van een SWOT-analyse en deze jaarlijks herijken hoort bij dit proces en past in een beleids- en verantwoordingscyclus zoals genoemd in de Code Pensioenfondsen (code 3, 18 en 19). Een mogelijk onderzoek naar alternatieve vormen van uitvoering kunnen een logisch vervolg op de analyse zijn.

Organisatie en uitvoering transitiefase CWO

Norm: Een deugdelijke organisatie met een goede projectopzet en planning hoort bij een collectieve waardeoverdracht. Verwachtingenmanagement, tijdigheid en opleveren dat wat is afgesproken zijn hierbij de standaard. Continue toetsing aan afgesproken criteria is daar ook een onderdeel van.

Financiële opzet

Norm: Het fonds dient een deugdelijke financiële opzet te hebben, waarbij sprake is van consistentie tussen gewekte verwachtingen, financiering en pensioenresultaat. De financieringsopzet moet toekomstbestendig zijn. Het bestuur dient een standpunt in te nemen over de opdracht die het heeft gekregen van de sociale partners. Haalbaarheid, uitvoerbaarheid en communiceerbaarheid van de uitvoeringsovereenkomst zijn hierbij de aandachtsgebieden van het intern toezicht. Het pensioenfonds dient een aanvangshaalbaarheidstoets uit te voeren en de risicohouding na overleg met sociale partners en in overleg met het verantwoordingsorgaan vast te stellen. Hierbij hoort een samenhang tussen premie, indexatiebeleid en kortingsbeleid die past bij de gekozen risicohouding.

Uitbesteding en bestuursbureau

Norm: Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door dienstverleners, waaraan zaken zijn uitbesteed, wordt uitgevoerd. Het bestuur heeft een visie op deze uitvoering van activiteiten en stelt eisen aan de kwaliteit. Daarbij wordt het kostenniveau nauwlettend in de gaten gehouden.

Toelichting: Het bestuur is en blijft eindverantwoordelijk voor het pensioenfonds ook al zijn zaken aan derden uitbesteed. Een juiste visie op uitbesteding, goede contractuele afspraken met een heldere taakverdeling en juiste sturings-­ en controlemechanismen zijn hierbij van wezenlijk belang. De uitbesteding aan externe partijen vindt gestructureerd plaats. Er zijn criteria voor het uitbestedingsbeleid geformuleerd. De gedane selecties hebben zorgvuldig plaatsgevonden. Er vindt monitoring op de uitbesteding plaats, onder meer door een review door het bestuursbureau van de periodieke rapporteringen en de ISAE 3402- rapportages. De partijen waaraan is uitbesteed worden periodiek geëvalueerd.